Membangun, Mengelola, dan Memelihara Sistem Informasi

Modul ini membahas landasan teknis dan operasional pengelolaan sumber daya informasi dalam suatu organisasi, mencakup pembangunan, pengelolaan, dan pemeliharaan sistem informasi.

Kegiatan Belajar 1: Membangun Sistem Informasi

Membangun sistem informasi melibatkan analisis masalah, penilaian kebutuhan informasi, pemilihan teknologi, serta desain ulang proses bisnis dan pekerjaan. Ini adalah proses perubahan organisasi yang terencana, memengaruhi pekerjaan, keterampilan, manajemen, dan struktur organisasi.

A. Pengembangan Sistem dan Perubahan Organisasi

Teknologi informasi dapat mendorong empat jenis perubahan struktural organisasi:

1. Otomatisasi: Aplikasi TI digunakan untuk membantu karyawan melakukan tugas lebih efisien (contoh: penggajian, reservasi tiket).
2. Rasionalisasi Prosedur: Penyederhanaan prosedur operasi standar, seringkali terkait dengan program peningkatan kualitas berkelanjutan seperti TQM (Total Quality Management) dan Six Sigma.
3. Desain Ulang Proses Bisnis (Business Process Redesign/BPR): Analisis, penyederhanaan, dan desain ulang proses bisnis untuk mengurangi pemborosan dan menghilangkan tugas berulang.
4. Pergeseran Paradigma: Perubahan radikal yang memengaruhi desain seluruh organisasi atau sifat bisnisnya (contoh: Schneider National mengubah model bisnisnya menjadi logistik untuk perusahaan lain).

Total Quality Management (TQM) adalah pencapaian kualitas sebagai tujuan akhir dan tanggung jawab semua orang dalam organisasi. Six Sigma adalah ukuran kualitas spesifik, mewakili 3,4 cacat per juta peluang. Business Process Redesign (BPR) adalah proses bisnis dianalisis, disederhanakan, dan didesain ulang.

B. Desain Ulang Proses Bisnis (Business Process Management/BPM)

Business Process Management (BPM) menyediakan alat dan metodologi untuk menganalisis, merancang, dan mengoptimalkan proses bisnis. Langkah-langkah dalam BPM meliputi:

1. Identifikasi proses perubahan: Menentukan proses bisnis yang memerlukan perbaikan.
2. Menganalisis proses yang ada: Memodelkan dan mendokumentasikan input, output, sumber daya, serta urutan aktivitas.
3. Merancang proses baru: Menyederhanakan, mendokumentasikan, dan memodelkan proses yang ditingkatkan.
4. Terapkan proses baru: Menerjemahkan proses baru ke dalam prosedur dan aturan kerja, serta meluncurkannya dalam organisasi.
5. Pengukuran berkelanjutan: Mengukur proses secara terus-menerus untuk memastikannya tetap optimal.

C. Pengembangan Sistem Informasi

Proses pengembangan sistem adalah solusi terstruktur untuk masalah organisasi, terdiri dari beberapa aktivitas:

1. Analisis Sistem: Mendefinisikan masalah, mengidentifikasi penyebab, menentukan solusi, dan kebutuhan informasi. Termasuk studi kelayakan (finansial, teknis, organisasional).
2. Perancangan Sistem: Merancang detail sistem tentang bagaimana sistem akan memenuhi tujuan yang ditetapkan saat analisis. Melibatkan spesifikasi komponen manajerial, organisasi, dan teknologi.
3. Pemrograman: Menerjemahkan spesifikasi desain ke dalam kode program perangkat lunak. Banyak organisasi membeli perangkat lunak paket atau menggunakan layanan outsourcing.
4. Pengujian: Memastikan sistem menghasilkan hasil yang benar. Meliputi pengujian unit (program terpisah), pengujian sistem (fungsi sistem keseluruhan), dan pengujian penerimaan (verifikasi oleh pengguna dan manajemen).
5. Konversi: Proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru. Ada empat strategi:
   • Paralel: Sistem lama dan baru dijalankan bersama. Paling aman, namun mahal.
   • Peralihan Langsung: Sistem lama diganti seluruhnya. Sangat berisiko.
   • Studi Percontohan (Pilot Study): Sistem baru diimplementasikan di area terbatas.
   • Pendekatan Bertahap (Phased Approach): Sistem baru diperkenalkan secara bertahap (fungsi atau unit organisasi).
6. Produksi dan Pemeliharaan: Sistem beroperasi dalam produksi. Pemeliharaan melibatkan debugging, perubahan data, dan peningkatan efisiensi.

D. Metodologi Perancangan dan Pemodelan Sistem

Dua pendekatan utama:

1. Metodologi Terstruktur: Pendekatan langkah demi langkah, top-down, berorientasi proses. Memisahkan data dari proses. Alat utama:
   • Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram/DFD): Model grafis logis aliran informasi.
   • Diagram Alir (Flowchart): Diagram visual urutan proses atau alur kerja.
   • BPMN (Business Process Model and Notation): Menggambarkan proses manajemen bisnis.
   • Kamus Data (Data Dictionary/Directory): Berisi informasi tentang bagian data dan pengelompokannya.
2. Pengembangan Berorientasi Objek: Menggunakan objek sebagai unit dasar analisis dan desain. Objek menggabungkan data dan proses yang beroperasi pada data tersebut. Lebih iteratif dan inkremental.

E. Siklus Hidup Sistem Tradisional

Metode tertua, pendekatan bertahap (waterfall) yang membagi pengembangan sistem ke dalam tahapan formal. Memakan waktu, mahal, dan tidak fleksibel.

F. Pembuatan Prototipe (Prototyping)

Membangun sistem eksperimental dengan cepat dan murah untuk evaluasi pengguna akhir. Bersifat iteratif, mendorong keterlibatan pengguna akhir. Berguna saat ada ketidakpastian persyaratan.

G. Pengembangan Pengguna Akhir (End-User Development)

Pengguna akhir membuat sistem informasi sederhana sendiri dengan sedikit bantuan teknis. Menggunakan bahasa kueri, perangkat lunak PC. Cepat, meningkatkan kepuasan pengguna, tetapi kontrol dan dokumentasi bisa kurang memadai.

H. Paket Perangkat Lunak Aplikasi dan Layanan Perangkat Lunak Cloud (SaaS)

Menggunakan perangkat lunak komersial atau cloud (Software as a Service/SaaS) untuk mengurangi biaya pengembangan internal. Evaluasi dilakukan melalui Request for Proposal (RFP). Jika tidak dapat disesuaikan, organisasi harus beradaptasi.

I. Outsourcing (Pengalihdayaan)

Menggunakan vendor eksternal untuk membangun atau mengoperasikan sistem informasi. Meliputi cloud computing dan SaaS. Dapat menghemat biaya dan memanfaatkan keahlian khusus, tetapi berisiko kehilangan kendali dan memiliki biaya tersembunyi.

J. Pengembangan Aplikasi Seluler

Membangun situs web seluler, aplikasi web seluler, atau aplikasi asli (native apps).

• Situs web seluler: Versi situs web biasa yang diperkecil.
• Aplikasi web seluler: Aplikasi berkemampuan internet dengan fungsionalitas khusus perangkat seluler.
• Aplikasi asli: Aplikasi mandiri untuk platform dan perangkat tertentu, dipasang langsung di perangkat. Memberikan kinerja cepat, tetapi mahal untuk dikembangkan pada platform berbeda. Desain web responsif memungkinkan situs web mengubah tata letak secara otomatis sesuai resolusi layar untuk berbagai perangkat.

Kegiatan Belajar 2: Mengelola Sistem Informasi

Manajer sistem informasi dan manajer bisnis harus menggabungkan pengetahuan TI dengan pemahaman strategi bisnis untuk memandu organisasi mencapai keunggulan kompetitif.

A. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Informasi

1. Membuat konteks: Menciptakan konteks jelas untuk keputusan teknologi dan sumber daya manusia.
2. Menyelaraskan tujuan: Memastikan TI selaras dengan sasaran bisnis saat ini dan masa depan.
3. Menyeimbangkan Trade-Off: Menyeimbangkan standardisasi (efisiensi, biaya rendah) dengan ketangkasan/agility (inovasi).
4. Memperoleh persetujuan investasi: Memberikan justifikasi investasi modal TI yang selaras dengan tujuan bisnis.

B. Proses Perencanaan Sumber Daya Informasi

Hubungan antara perencanaan bisnis dan perencanaan sumber daya informasi harus selaras. Keterlibatan manajemen senior penting untuk keberhasilan.

C. Menilai Sumber Daya Informasi Saat Ini

Melibatkan penilaian penggunaan informasi dan TI di organisasi, serta kinerja organisasi SI itu sendiri.

1. Mengukur Penggunaan SI dan Sikap: Mengukur tingkat resource TI dan penggunaannya, membandingkan dengan standar (kinerja masa lalu, tolok ukur teknis, norma industri).
2. Meninjau Misi Organisasi SI: Memastikan misi departemen SI mendukung strategi bisnis.
3. Menilai Kinerja versus Sasaran: Membandingkan data kinerja aktual dengan tujuan operasional.
4. Menciptakan Visi Informasi: Menentukan harapan tentang bagaimana informasi akan digunakan dan dikelola di masa depan.
5. Merancang Arsitektur Teknologi Informasi: Pandangan ideal tentang keadaan masa depan sumber daya informasi organisasi (perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, data, personel). Empat tahap kematangan arsitektur:
   • Arsitektur aplikasi silo: Aplikasi individu untuk proses atau unit bisnis individu.
   • Arsitektur teknologi standar: Menggunakan aplikasi terstandar dan terintegrasi (misalnya ERP).
   • Rasionalisasi data dan arsitektur proses: Standar ketat untuk mengoptimalkan proses penting.
   • Arsitektur modular: Mengembalikan modul yang disesuaikan sebagai perpanjangan dari inti standar.
6. Perumusan Strategis dalam Rencana: Menetapkan tujuan jangka panjang yang menentukan peta jalan menuju visi informasi dan arsitektur TI.
7. Proses Perencanaan Sistem Informasi Strategis: Menetapkan tujuan, analisis eksternal, analisis internal (SWOT), dan menyusun inisiatif strategis.
8. Alat untuk Mengidentifikasi Peluang TI Strategis:
   • Critical Success Factor (CSF): Area terbatas yang berkontribusi besar pada keberhasilan.
   • Analisis Kekuatan Kompetitif (Analysis of Competitive Power/ACP - Porter's Five Forces): Menghambat pesaing, memperlambat produk pengganti, dll.
   • Analisis Rantai Nilai (Value Chain Analysis/VCA): Menggunakan TI dalam aktivitas utama dan pendukung untuk menambah nilai.
9. Pedoman untuk Perencanaan SI yang Efektif: Penyelarasan dengan rencana bisnis, pendekatan iteratif, dan harapan realistis.

D. Membangun dan Mengembangkan Arsitektur SI Internasional

Sistem informasi internasional diperlukan untuk mengoordinasikan perdagangan dan kegiatan dunia.

1. Lingkungan Global: Pendorong bisnis (budaya umum, bisnis spesifik) dan tantangan global.
2. Strategi Global Perusahaan: Pengekspor domestik, multinasional, franchise, dan transnasional.
3. Struktur Organisasi Global: Mengatur aktivitas berdasarkan keunggulan komparatif, mengoperasikan unit sistem di setiap tingkat, dan mendirikan kantor pusat dunia (CIO global).
4. Manajemen dan Proses Bisnis: Sistem global memungkinkan manajemen dan koordinasi yang superior, peningkatan produksi, operasi, pasokan, dan distribusi.
5. Platform Teknologi: Menyeragamkan platform meskipun ada kendala perbedaan sistem operasi antarnegara. Pentingnya standar data dan standar teknis.

E. Mengelola Aplikasi Teknologi Informasi

Aplikasi TI adalah aset penting. Dilema manajemen: kapan meninggalkan sistem warisan atau berinvestasi solusi baru.

1. Pendekatan Portofolio Aplikasi: Mengelola aset perangkat lunak sebagai portofolio untuk membuat keputusan pengembangan dan pemeliharaan.
2. Ukuran-ukuran untuk Pengelolaan Aplikasi Teknologi Informasi: Pengukuran seperti kualitas aplikasi, pengiriman tepat waktu, sesuai anggaran. Menggunakan Capability Maturity Model (CMMI) dan Project Management Office (PMO).

F. Mengelola Sumber Daya Manusia Teknologi Informasi

Personel TI adalah aset terpenting. Keterampilan TI meliputi: teknis, manajemen proyek, domain bisnis, sumber, dan administrasi TI.

G. Mengelola Hubungan Bisnis dan Teknologi Informasi

Hubungan kuat antara bisnis dan TI sangat penting. Mekanisme kemitraan meliputi:

• Kelompok Formal: Dewan atau tim dengan tanggung jawab penghubung.
• Peran Formal: Posisi individu dengan tanggung jawab menghubungkan aktivitas unit TI.
• Praktik Jaringan Informal: Kegiatan yang disengaja untuk menghubungkan manajer lintas unit.
• Praktik Sumber Daya Manusia: Inisiatif manajemen SDM untuk memfasilitasi pemecahan masalah lintas unit.

H. Mengukur Keseluruhan Kinerja SI

Tata kelola sistem informasi memastikan TI mendukung strategi bisnis.

1. IT Balanced Scorecard (IT BSC): Model pengukuran kinerja SI yang mencakup:
   • Kontribusi Perusahaan (Corporate Contribution)
   • Orientasi Pelanggan (Customer Orientation)
   • Keunggulan Operasional (Operational Excellence)
   • Orientasi Masa Depan (Future Orientation)
2. Tujuan Pengukuran Kinerja Sistem Informasi:
   • Nilai dan keselarasan Teknologi Informasi (IT value and alignment)
   • Manajemen risiko (risk management)
   • Dapat dipertanggungjawabkan (accountability)
   • Pengukuran kinerja (performance measurement)

Kegiatan Belajar 3: Memelihara Sistem Informasi

Peran kepemimpinan sistem informasi semakin penting karena ketergantungan pada TI. Manajer SI bertanggung jawab untuk memastikan kemampuan TI mendukung strategi bisnis.

A. Mengelola Layanan Teknologi Informasi

Aset teknologi fisik adalah investasi modal besar. Layanan TI diberikan menggunakan aset ini (akses sistem, printer jaringan).

B. Keputusan Trade-Off Teknologi

Keputusan teknologi melibatkan dilema yang memengaruhi layanan TI:

1. Lokasi Peralatan: Biaya, kontrol, dan keamanan lokasi fisik perangkat keras.
2. Alokasi Client-Server: Desain dan peran server serta workstation.
3. Standar Sistem Operasi: Dampak pemilihan sistem operasi terhadap pemeliharaan, daya tawar, dan ketergantungan vendor.
4. Redundansi Jaringan: Biaya tinggi untuk redundansi penuh versus risiko waktu henti.
5. Kapasitas Bandwidth: Kebutuhan berdasarkan aplikasi yang digunakan.
6. Waktu Respons Jaringan: Dampak delay pada produktivitas pengguna.
7. Keamanan, Privasi, dan Akses Jaringan: Menyeimbangkan keamanan maksimum dengan kemudahan akses.

C. Sistem Pengisian Ulang (Chargeback Systems)

Chargeback systems menempatkan kontrol pengeluaran layanan TI di tangan manajer bisnis. Harga transfer ditetapkan untuk layanan seperti personel TI, penggunaan komputer, ruang file, dll.

1. Manfaat Potensial Chargeback Systems: Mengontrol pengeluaran boros, mengatasi persepsi biaya tinggi, memberikan insentif, mengubah penganggaran, mendorong manajer lini.
2. Ciri-Ciri Chargeback Systems yang Baik: Dapat dipahami, umpan balik segera dan teratur, terkendali, akuntabel, berkaitan dengan manfaat, konsisten dengan tujuan organisasi.

D. Persetujuan Tingkat Layanan (Service Level Agreements/SLA)

SLA adalah perjanjian formal yang mendefinisikan ekspektasi klien untuk layanan TI tertentu dan prosedur penanganan kegagalan. Mencakup definisi layanan, kontak, daftar layanan/biaya, prosedur eskalasi.

E. Manajemen Layanan TI dengan Information Technology Infrastructure Library (ITIL)

ITIL mendokumentasikan proses manajemen layanan TI untuk memastikan hasil yang konsisten, seperti ketersediaan kapasitas, pelacakan insiden, dan prosedur manajemen perubahan formal.

F. Dukungan untuk Komputasi Pengguna (User Computing)

Departemen SI memberikan bantuan teknis kepada pengguna PC.

1. Strategi untuk Komputasi Pengguna:
   • Laissez-faire: Teknologi sudah usang, tetapi masih digunakan.
   • Acceleration (Percepatan): Investasi sumber daya dengan kontrol minimal.
   • Containment (Penahanan): Membawa teknologi baru lebih lambat dengan kontrol khusus.
   • Controlled Growth (Pertumbuhan Terkendali): Pendekatan matang dengan ekspansi tinggi dan kontrol tinggi.
2. Layanan Dukungan Umum: Troubleshooting (hotline/help desk), konsultasi, pelatihan, riset/evaluasi alat, pembelian/pemasangan/pemeliharaan, berbagi informasi.
3. Kebijakan dan Prosedur Pengendalian: Standar produk, ergonomi, persetujuan pembelian, inventarisasi, prosedur peningkatan, kualitas aplikasi, akses data, backup, dll.

G. Dukungan Telecommuters

Peningkatan telecommuter (bekerja di luar fasilitas fisik perusahaan) membutuhkan dukungan TI. Manfaat: fleksibilitas, keseimbangan hidup-kerja. Tantangan: waktu dukungan di luar jam kerja, sistem penilaian kinerja, rasa isolasi.

Poin Penting

• Pengembangan sistem informasi adalah proses terstruktur yang mencakup analisis, desain, pemrograman, pengujian, konversi, produksi, dan pemeliharaan.
• Empat jenis perubahan organisasi yang didorong oleh TI adalah otomatisasi, rasionalisasi prosedur, desain ulang proses bisnis (BPR), dan pergeseran paradigma.
• Metodologi perancangan sistem meliputi metodologi terstruktur (DFD, Flowchart, BPMN) dan pengembangan berorientasi objek.
• Perencanaan sumber daya informasi harus selaras dengan strategi bisnis perusahaan dan melibatkan penilaian yang komprehensif.
• Arsitektur sistem informasi internasional perlu mempertimbangkan lingkungan global, strategi global, struktur organisasi, manajemen proses bisnis, dan platform teknologi.
• Pengelolaan aplikasi TI melibatkan pendekatan portofolio dan penggunaan metrik kinerja.
• Hubungan yang kuat antara bisnis dan TI, didukung oleh kelompok formal, peran formal, jaringan informal, dan praktik SDM, sangat penting.
• IT Balanced Scorecard adalah alat untuk mengukur kinerja SI dari empat perspektif: kontribusi perusahaan, orientasi pelanggan, keunggulan operasional, dan orientasi masa depan.
• Keputusan trade-off teknologi (lokasi peralatan, alokasi client-server, standar OS, redundansi jaringan, bandwidth, waktu respons, keamanan) penting dalam pemeliharaan sistem.
• Sistem chargeback dan Service Level Agreement (SLA) adalah alat untuk mengelola biaya dan ekspektasi layanan TI.
• Dukungan untuk user computing dan telecommuters memerlukan strategi yang tepat dan kebijakan pengendalian untuk menjaga produktivitas dan keamanan.

Tes Formatif 1 — Kegiatan Belajar 1

Tes Formatif 2 — Kegiatan Belajar 2

Tes Formatif 3 — Kegiatan Belajar 3