EMBS4321 - Modul 4

Modul ini membahas sistem internal dalam organisasi perusahaan yang harus selaras dengan teknologi informasi dan sistem pendukung manajerial untuk pengambilan keputusan.

Sistem Perusahaan

Sistem perusahaan merupakan aplikasi teknologi informasi yang mendukung berbagai fungsi bisnis, dari pengadaan bahan baku, perencanaan produksi, distribusi produk, hingga pencatatan transaksi dan komunikasi internal.

A. Area Penerapan

Penerapan sistem perusahaan dibagi menjadi dua pendekatan:

1. Sistem Interorganisasional: Sistem yang menjangkau batas-batas organisasi, seperti e-business atau Electronic Data Interchange (EDI). Contoh: B2C (Business-to-Customer) dan B2B (Business-to-Business).
2. Sistem Intraorganisasional: Sistem yang mendukung seluruh atau sebagian besar perusahaan. Dapat dibagi menjadi:
   • Sistem Perusahaan: Dirancang untuk mendukung organisasi secara keseluruhan.
   • Sistem Pendukung Manajerial: Dirancang untuk mendukung manajer spesifik atau sekelompok kecil manajer.

Tabel Jenis Sistem Aplikasi Representatif

B. Konsep Kritis dalam Sistem Perusahaan

1. Pemrosesan Batch vs. Pemrosesan Online:
   • Pemrosesan Batch: Mengumpulkan transaksi dan memprosesnya secara bersamaan/sekaligus dalam satu waktu tertentu. Masalah utamanya adalah waktu tunda.
   • Pemrosesan Online: Setiap transaksi dimasukkan dan diproses langsung ke komputer, memperbarui file master dalam hitungan detik, menghilangkan waktu tunda.
2. Sistem Informasi Fungsional: Kerangka kerja yang didasarkan pada fungsi bisnis utama organisasi (pemasaran, produksi, akuntansi, personalia, teknik). Sistem keseluruhan terdiri dari subsistem yang saling terkait.
3. Integrasi Sistem Vertikal: Sistem informasi yang melayani lebih dari satu tingkat vertikal dalam organisasi atau industri, memungkinkan data dikumpulkan di tingkat operasional dan langsung digunakan untuk analisis oleh manajer menengah hingga puncak.
4. Sistem Terdistribusi: Kekuatan pemrosesan didistribusikan ke beberapa situs yang terhubung melalui jalur telekomunikasi (LAN, WAN). Komputer berlokasi di berbagai area fisik dan terhubung untuk mendukung proses bisnis.
5. Sistem Client-Server: Kekuatan pemrosesan didistribusikan antara komputer server pusat (mengelola database) dan sejumlah komputer client (menyediakan antarmuka pengguna).
6. Virtualisasi: Pembagian server fisik menjadi beberapa server virtual, di mana setiap server virtual dapat menjalankan sistem operasi lengkapnya sendiri tanpa perlu server fisik terpisah, mengurangi jumlah perangkat keras dan menghemat biaya.

C. Arsitektur Berorientasi Layanan (SOA) dan Layanan Web

• SOA (Service-Oriented Architecture): Arsitektur aplikasi berbasis kumpulan fungsi/layanan yang mandiri dan dapat berkomunikasi satu sama lain, tidak bergantung pada konteks. Keuntungan utamanya adalah layanan dapat digunakan berulang kali dalam aplikasi yang berbeda.
• Layanan Web: Kumpulan teknologi spesifik yang dibangun di standar komunikasi XML, sering menjadi sarana komunikasi bagi layanan dalam SOA.

D. Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS)

Sistem ini memproses transaksi lebih cepat, ekonomis, dan akurat dibandingkan sistem manual.

• Sistem Penggajian (Payroll): Memproses data jam kerja karyawan untuk menghasilkan cek penggajian, menghitung pajak, dan menyimpan catatan pendapatan.
• Sistem Pemasukan Pesanan (Order Entry): Memungkinkan perwakilan penjualan memasukkan informasi pesanan secara online, memperbarui file yang sesuai, dan mencetak faktur atau dokumen terkait.

E. Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP)

Sistem ERP adalah seperangkat aplikasi atau modul bisnis terintegrasi yang menjalankan fungsi bisnis umum (akuntansi, manajemen pesanan, pengendalian persediaan, SDM).

• Karakteristik ERP:
  • Modul terintegrasi melalui definisi dan database umum.
  • Dirancang untuk mencerminkan cara tertentu dalam menjalankan bisnis (serangkaian proses bisnis tertentu).
• Contoh: SAP ERP (Systems Application and Product in Data Processing).

F. Pergudangan Data (Data Warehousing)

Pembentukan dan pemeliharaan fasilitas penyimpanan data besar yang berisi data pada semua aspek perusahaan. Data harus akurat, terkini, dan mudah diakses untuk mendukung pengambilan keputusan.

• Tiga jenis perangkat lunak: Konstruksi gudang, operasi gudang, dan akses/analisis gudang.

G. Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

Mencoba memberikan pendekatan terintegrasi pada interaksi perusahaan dengan pelanggan untuk menjalin hubungan yang kuat.

• Fitur: Call-center support, otomasi tenaga penjualan, dan marketing support.

H. Otomatisasi Kantor (OA)

Serangkaian aplikasi yang berhubungan dengan kantor, seperti telepon, pesan suara, videoconferencing, e-mail, pengolah kata, kalender elektronik, dan document imaging.

• Unified Communications (UC): Integrasi layanan komunikasi real-time (telepon, IM) dan non-real time (e-mail, voicemail).
• Videoconferencing (VC): Memungkinkan pertemuan dan konferensi secara virtual.
• Surat Elektronik (Email): Komunikasi cepat dan asinkron antarstasiun kerja di jaringan. Termasuk berbagai varian seperti papan buletin, listservs, chat rooms, IM, blog, dan Twitter.

I. Groupware dan Kolaborasi

Groupware adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mendukung kelompok manajer dengan memfasilitasi kolaborasi, komunikasi, dan koordinasi.

• Fitur: Email, papan buletin, video conferencing, kalender elektronik, penjadwalan grup, berbagi dokumen, dan alat kolaborasi lainnya.

J. Intranet dan Portal

• Intranet: Jaringan yang beroperasi di dalam organisasi menggunakan protokol TCP/IP, tidak dapat diakses dari luar organisasi. Berfungsi sebagai alat komunikasi internal dan akses informasi organisasi.
• Portal: Halaman pembuka intranet atau di dalam portal yang sering dipersonalisasi.

K. Otomatisasi Pabrik

Menerapkan teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses manufaktur.

• Computer-Integrated Manufacturing (CIM): Menggabungkan MRP dengan mesin yang dikontrol secara numerik.
• System Engineering:
  • Computer-Aided Design (CAD): Penggunaan grafis komputer untuk membuat dan memodifikasi desain teknik.
  • Computer-Aided Engineering (CAE): Menganalisis karakteristik fungsional desain dan menyimulasikan kinerja produk.
  • Group Technology (GT): Mengelompokkan bagian-bagian secara logis berdasarkan karakteristik fisik.
  • Computer-Aided Process Planning (CAPP): Merencanakan urutan proses untuk menghasilkan atau merakit bagian.
• Administrasi Manufaktur:
  • Manufacturing Resources Planning (MRP II): Menetapkan tujuan produksi, mengembangkan jadwal produksi terperinci, dan kontrol lantai toko.
• Operasi Pabrik:
  • Computer-Aided Manufacturing (CAM): Penggunaan komputer untuk mengontrol proses manufaktur.
  • Manufacturing Automation Protocol (MAP): Protokol komunikasi untuk memastikan sistem manufaktur terbuka.
  • Shop Floor Control (SFC): Kontrol dan pemantauan mesin secara online dan real-time.
  • Robotics: Menggunakan robot untuk melakukan tugas berulang, meningkatkan kualitas keluaran, dan efisiensi.

L. Sistem Manajemen Rantai Pasokan (SCM)

Dirancang untuk menangani pengadaan komponen, pergerakan, dan distribusi produk jadi di seluruh rantai pasokan.

• Lima komponen dasar SCM:
  1. Plan: Mengembangkan strategi untuk mengelola sumber daya.
  2. Source: Memilih pemasok dan mengelola pengadaan.
  3. Make: Langkah pembuatan produk.
  4. Deliver: Logistik pengiriman produk/layanan ke pelanggan.
  5. Return: Prosedur penanganan produk cacat atau berlebih.

Sistem Pendukung Manajerial

Sistem ini dirancang untuk mendukung manajer dalam membuat keputusan strategis dan taktis.

A. Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

DSS adalah sistem berbasis komputer interaktif yang membantu manajer dalam membuat keputusan, terutama masalah yang tidak terstruktur.

• Cara Kerja: Menggabungkan data (dari TPS atau data warehouse) dan model (misalnya, model untung-rugi) untuk menganalisis dan menyajikan hasil kepada pengguna.
• Komponen: Manajemen dialog, manajemen model, manajemen data.

B. Penambangan Data (Data Mining)

Menggunakan berbagai teknologi (pohon keputusan, jaringan saraf) untuk mencari informasi dari sejumlah besar data yang disimpan di gudang data (data warehouse).

• Teknik Populer: Pohon keputusan, regresi linier/logistik, aturan asosiasi, pengelompokan (segmentasi pasar), induksi aturan, algoritma genetika.
• Terminologi Terkait:
  • Online Analytical Processing (OLAP): Analisis yang digerakkan oleh manusia, melakukan kueri kompleks terhadap database untuk informasi multidimensional.
  • Online Transaction Processing (OLTP): Sistem yang memproses transaksi secara langsung melalui komputer yang terhubung dalam jaringan (misal: ATM). Pengguna dapat mengedit, memperbarui, atau mengambil data.
• Aplikasi Khas Data Mining: Cross selling, penggantian pelanggan, retensi pelanggan, pemasaran langsung, deteksi penipuan, pemasaran interaktif, analisis keranjang pasar, segmentasi pasar, analisis pembayaran default, analisis tren.

C. Sistem Dukungan Kelompok (GSS)

Lingkungan berbasis teknologi informasi yang mendukung pertemuan antargrup yang didistribusikan secara geografis dan tidak permanen.

• Tujuan: Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pengambilan keputusan kelompok.
• Kelebihan: Grup lebih andal, lebih cepat menangkap kesalahan, memiliki lebih banyak informasi, komunikasi paralel, pencatatan otomatis, pertemuan virtual, potensi global.
• Kekurangan: Tekanan sosial, proses lambat, koordinasi kurang, saling mengandalkan, biaya infrastruktur, potensi kegagalan teknis.

D. Sistem Informasi Geografis (GIS)

Sistem informasi pemetaan berbasis komputer untuk memasukkan, menyimpan, mengolah, menganalisis, dan menghasilkan data dengan referensi geografis (geospasial) untuk mendukung pengambilan keputusan.

• Pendekatan Representasi Data Spasial:
  1. GIS Berbasis Raster: Membagi ruang menjadi sel-sel kecil berukuran sama dalam grid; cocok untuk citra satelit dan penginderaan jauh.
  2. GIS Berbasis Vektor: Menghubungkan elemen dasar dengan titik, garis, atau poligon; banyak digunakan dalam administrasi publik dan bisnis.

E. Bisnis Mengadopsi Teknologi Geografis

Banyak industri dan instansi pemerintah menggunakan analisis spasial GIS untuk memprediksi, mengidentifikasi, dan mengelola ketergantungan geografis (transportasi, telekomunikasi, sumber daya alam, real estate, dll.).

F. Sistem Informasi Eksekutif (EIS) / Sistem Kecerdasan Bisnis

EIS menyediakan informasi terkini secara online tentang kondisi bisnis dalam bentuk konsolidasi yang mudah diakses oleh manajemen senior.

• Tujuan: Digunakan langsung oleh manajer tanpa bantuan perantara.
• Kini: Sering diganti dengan istilah Business Intelligence (BI) atau sistem intelijen kompetitif.

G. Sistem Manajemen Pengetahuan (KMS)

Sistem yang memungkinkan individu dan organisasi untuk meningkatkan pembelajaran, kinerja, dan keunggulan kompetitif.

• Knowledge Management (KM): Himpunan praktik manajemen yang mengidentifikasi, menciptakan, menangkap, mengatur, mentransfer, dan memanfaatkan pengetahuan.
• Strategi KMS: Koneksi orang ke orang (direktori ahli), orang ke pengetahuan (repositori pengetahuan), dan orang ke alat (kalender komunitas).
• Faktor Keberhasilan KMS: Komitmen kepemimpinan, kualitas pengetahuan, insentif, relevansi, kemudahan penggunaan, kepuasan, modal sosial, waktu, dan pengalaman.

H. Kecerdasan Buatan (AI)

Studi tentang bagaimana membuat komputer melakukan hal-hal yang saat ini lebih baik dilakukan oleh manusia.

• Enam Bidang Penelitian AI: Bahasa alami, robotika, sistem perseptif (penglihatan & pendengaran), pemrograman genetik, sistem pakar, dan jaringan saraf.

I. Sistem Pakar (Expert Systems)

Sistem yang menggabungkan logika pengambilan keputusan dari seorang ahli manusia (pakar) ke dalam program komputer.

• Proses Desain: Insinyur pengetahuan bekerja dengan pakar untuk membangun basis pengetahuan (aturan inferensi, parameter, fakta) yang merepresentasikan keahlian pakar.
• Contoh: MYCIN (diagnosis dan pengobatan penyakit darah), CATS-1 (diagnosis masalah mekanis lokomotif), ACE (menemukan kesalahan kabel telepon), Dipmeter (memberi saran pengeboran sumur).

J. Jaringan Saraf (Neural Network)

Berusaha mengeluarkan pola yang bermakna dari sejumlah besar data dan dapat mengenali pola yang kabur.

• Cara Kerja: Menganalisis data, menyelesaikan korelasi, memilih set variabel yang sangat berkorelasi dengan hasil yang diketahui, dan menyesuaikan pola melalui proses pembelajaran adaptif untuk meningkatkan kemampuan prediksi.

K. Realitas Virtual (Virtual Reality/VR)

Penggunaan sistem berbasis komputer untuk menciptakan lingkungan yang tampak nyata bagi satu atau lebih indra (biasanya penglihatan). Memanipulasi otak manusia agar merasakan hal virtual seperti nyata.

• Aplikasi: Pelatihan, desain, pemasaran.

Poin Penting

• Sistem Interorganisasional menghubungkan bisnis dengan pihak eksternal, sedangkan Sistem Intraorganisasional fokus pada internal perusahaan.
• Pemrosesan Online lebih unggul dari Batch Processing karena minim delay dalam pembaruan data real-time.
• Sistem ERP mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis melalui database umum dan proses bisnis standar.
• Data Warehousing adalah penyimpanan data besar yang terstruktur untuk Data Mining, yaitu penggalian pola dan informasi.
• DSS membantu manajer memecahkan masalah tidak terstruktur dengan data dan model, sementara EIS/BI menyediakan ringkasan informasi eksekutif.
• GSS mendukung kolaborasi dan pengambilan keputusan kelompok untuk meningkatkan efektivitas pertemuan.
• GIS memvisualisasikan dan menganalisis data spasial, dengan model raster (grid) dan vektor (titik, garis, poligon).
• KMS mengelola dan menyebarkan pengetahuan organisasi untuk meningkatkan pembelajaran dan kinerja.
• AI mencakup bidang seperti Natural Language, Robotics, Expert Systems (meniru keahlian manusia), dan Neural Networks (mengenali pola data).
• Virtual Reality menciptakan lingkungan digital yang imersif untuk berbagai aplikasi, termasuk pelatihan.

Tes Formatif 1 — Kegiatan Belajar 1

Tes Formatif 2 — Kegiatan Belajar 2